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手紙のススメ　vol.4　ビジネス手紙のヒントはメールにあり！

株式会社山櫻のセカンドブランド +lab（プラスラボ）のクリエイティブディレクター大場敦子さんによる連載企画「WATASHINO的手紙のススメ」では、手紙もひとつのコミュニケーションツールでありビジネスツールであると考え、“「ワタシ」を印象付ける”をキーワードに手書きの手紙にまつわるコラムをお届けします。

伝わるメールのポイント

朝、出社すると先ずパソコンを起ち上げてメールのチェックをするビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

毎日、何通、何十通と読み、書いて送るメール。今やビジネスにおいてメールは欠かせないコミュニケーションツールとなっていますが、意外とやっかいなのもメールです。
やたらと多い社内メールや販促メール、CCやBCCメールの嵐...。
瞬時に重要度や緊急度を判断しなければなりません。

そんな状況が続くと、何とか効率よくできないか考えるようになります。署名を工夫したり、テンプレートをつくってみたり。伝えにくい内容をどう伝えるか、どうしたら伝わるか、皆さん日々試行錯誤されているのではないでしょうか。

その試行錯誤、実はそのまま伝わるメールのポイントにもなります。

● 文章は短く簡潔にする
● 見やすく読みやすくするための、改行位置や句読点の工夫
● 文字だけで用件を伝えるための言葉づかいや文章の構成

手紙の書き方のポイント

また、これらのメールのポイントは手紙の書き方のポイントにつながります。特にビジネスシーンでは短く簡潔な手紙をおススメします。もちろん渡す相手やシーン、状況によって長文の場合もあると思いますが、日常のシーンでは重たい印象を与えてしまいます。短く簡潔な手紙は、読み手に負担をかけないので、読みやすく伝わりやすい手紙になります。

また、手紙では悩ましく、メールでは躊躇なくできていることのひとつに「書き始めのことば」と「結びのことば」があります。

社内宛なら「お疲れさまです～」、社外の方なら「お世話になっております～」と書く「書き始めのことば」。結びのことばの「～よろしくお願いします」、決まり文句のような挨拶文を書いていませんか？この挨拶のことば、ビジネスシーンにおける手紙の書き始めと結びに使っても何の問題もないことばです。（フォーマルなビジネス手紙は別です。）

書き始めと結びが決まれば、あとは用件のみ。用件がなければ手紙を書くことはありませんから、メールを書く要領で言葉づかいなどに気をつけながら書いていけば手紙のできあがりです。

多少の違いはあれど、メールと同じ感覚で手紙も書けばいいのだと考えれば、日々の仕事のなかでも一筆書いてみようかな？手紙をコミュニケーションツールとして取り入れてみようかな？と思いませんか？